lettre_fleur.jpgC’est décidé et c’est bien parti : la date, le lieu, le programme de la fête sont choisis.
La liste des invités est à peu près bouclée.
On en est maintenant à préparer le carton d’invitation.

Celui-ci doit inclure toutes les informations qui permettront :

  • à l’organisateur de gérer au mieux sa liste des présents et la suite du programme ;
  • aux invités (ou parents des invités si les invités sont des enfants) d’anticiper le plaisir de se rendre à cette fête et d’y participer dans les meilleures conditions.

Voici la liste des mentions qui peuvent y figurer.

Tous les cas

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  • le motif
  • le nom de la personne en l’honneur de laquelle la fête est donnée
  • la date de la fête : jour (vendredi, samedi, …), date, année, heure
  • l’adresse de la fête, codes immeuble, étage
  • les noms des hôtes
  • leur adresse, téléphone, adresse e-mail pour la réponse
  • RSVP avant telle date : bulletin réponse qui inclut le nombre des présents et adresse e-mail de l’invité

Au cas par cas, mentions facultatives

  • la tenue souhaitée (y compris si fête déguisée)
  • une ébauche de programme ; le thème, si fête à thème
  • un plan d’accès, les différents itinéraires et moyens d’accès, (gare, métro,..), les horaires de train

  • si c’est une surprise

  • si on demande une contribution,
    – financière : combien, qui collectera, quand ?
    – en boissons et/ou nourriture : quoi et en quelles quantités ?
    – ce que l’hôte offre et ce qu’il n’offre pas,
    – si, de ce fait, il n’y a pas de cadeau, le préciser clairement

  • si l’apéro se prolongera en buffet, le déjeuner en dîner, le dîner en soupe à l’oignon … Après le verre de l’amitié et le discours de Monsieur l’Inspecteur, nous pourrons rester ensemble pour partager une collation et s’exercer à quelques pas de danse. J’apporterai la musique et, si le cœur vous en dit, je vous remercie de bien vouloir apporter des menues victuailles à grignoter.
  • si les enfants sont conviés

  • si les chiens sont acceptés
  • s’il y a un hébergement possible,
    où, conditions de réservation, prix
  • liste des autres invités avec leurs coordonnées (utile pour organiser les co-voiturages et départs groupés, cadeaux communs, préparations collectives )
  • si des animations, témoignages, évocations autour du héros de la soirée sont sollicités
  • du matériel ou des vêtements à apporter :
    appareils photos, jeux de société, ballons,
    tenue de sport, chaussures de marche,
    maillot de bain, serviettes,
    couvertures, chaises pliantes,
    chandails, chapeaux, lunettes de soleil,
    Kways, parapluies,
    instruments de musique, cahier de chansons, CD,
    draps, sacs de couchage, linge de toilette
  • si cadeau commun ou liste de mariage, liste de baby-shower, et que vous ne souhaitez pas indiquer crûment le nom du magasin où est déposée la liste, le nom et les coordonnées de la personne « auprès de laquelle tout renseignement complémentaire peut être obtenu »,
  • l’adresse du site Internet s’il y en a eu un de créé

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Liste des informations à faire figurer sur les cartons d’invitation

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